Die Schritte, die ein Benutzer befolgen sollte, um eine Beschwerde über den Hinweisgeber- oder Informationskanal einzureichen, lauten wie folgt:
- Zugang zum Meldekanal: Unter folgendem Link finden Sie den Online-Meldungskanal.
- Wählen Sie das Verfahren aus, das Sie starten möchten: vollständig anonym, nominativ oder anonyme oder namentliche Meldung an die Geschäftsleitung.
- Identifikation, wenn erforderlich, oder Kontaktformular: Der Hinweisgeber oder Informant muss seine persönlichen Daten, eine Kontaktmöglichkeit angeben. Auch eine anonyme Schreibweise ist möglich. In diesem Fall werden ihm die Schritte des Prozesses nicht mitgeteilt und es wird nicht um weitere Informationen gebeten. (Die Identität des Hinweisgebers oder Informanten wird jederzeit geschützt und geheim gehalten, wie gewünscht.)
- Beschreibung der Tatsachen: Der Hinweisgeber oder Informant muss eine detaillierte Beschreibung der Fakten geben. Es sollte so spezifisch und detailliert wie möglich sein, damit eine angemessene Untersuchung durchgeführt werden kann.
- Beweise: Wenn der Hinweisgeber oder Informant Beweise hat, die seine Beschwerde unterstützen, wie E-Mails, Dokumente, Fotos usw., kann er sie beifügen.
- Beschwerde senden: Nachdem die erforderlichen Informationen vervollständigt wurden, wird die Beschwerde oder Information über den Hinweisgeberkanal. Die Beschwerde wird vertraulich und innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen bearbeitet.
- Verfolgung: Der Hinweisgeber oder Informant erhält eine Bestätigung, dass die Beschwerde eingegangen ist, und gegebenenfalls Informationen über die getroffenen Maßnahmen. Es wird eine Referenz bereitgestellt, um die Beschwerde nachverfolgen zu können.
Es ist wichtig zu betonen, dass das Gesetz festlegt, dass keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber oder Informanten ergriffen werden dürfen und sie vor jeder Form von Einschüchterung, Belästigung oder Diskriminierung geschützt sind. Daher muss der Hinweisgeber oder Informant jede Form von Vergeltung, die er aufgrund einer Beschwerde erlebt, umgehend dem Unternehmen oder der Organisation, dem für seinen Fall zuständigen Dritten oder der zuständigen Behörde in seinem Gebiet melden.